Acta nº2 - reunião de 28.08.2009 (Braga)

Início da reunião: 21h30  
Término da reunião: 23h30

Mesa: Paulo Pimentel e Rui Marinho

Acta elaborada por: Sónia Monteiro

Local: Theatro Circo - Braga

Presenças / nomes:

Paulo Pimentel, Rui Marinho, Natália Martins, Raquel Sousa, Sónia Monteiro, Ana Ribeiro, Sérgio Rodrigues, Fernando André, José Cerca, António Baptista, Tiago Silva, Maria Otero, Cláudia Carvalho, Mariana Carvalho, Cidália Machado, Luís Amaral, Ricardo Vieira, Fernando Ferreira, Susana Pereira, Ricardo Oliveira, José Leite, Célia Silva, Álvaro Silva, Pedro Santos, Tiago Moreira, Carlos Evaristo.

Ordem de trabalho:
Apresentação do projecto
Apresentação da estrutura organizativa
Debate de ideias e sugestões para o projecto

Temas debatidos durante a reunião:

A reunião iniciou-se com a apresentação dos presentes voluntários e respectivos representantes dos diferentes grupos.

De seguida Paulo Pimentel e Rui Marinho fizeram uma breve apresentação do projecto de forma a contextualizar a reunião.

Depois de apresentados todos os presentes nesta reunião os elementos da mesa procederam à apresentação da estrutura organizativa através de uma apresentação de slides em PowerPoint.

Ao longo da apresentação foram realçados alguns aspectos pertinentes, tais como:
- Convocatórias das reuniões nacionais:
- Agenda das reuniões nacionais, apontando para todas as últimas sextas-feiras de cada mês.
- A elaboração do manual de actuação dos grupos.
- Papel do Dinamizador Distrital:
Importância da existência do dinamizador distrital como meio de comunicação entre o projecto e o poder distrital, como governos civis, delegações regionais, entidades públicas distritais (protecção civil, juntas metropolitanas, policia segurança pública, cruz vermelha, etc.) e como elemento essencial para a representação das coordenações concelhias em todas as reuniões da coordenação nacional. Cabe também ao coordenador distrital conferir se existem grupos em todos os concelhos, caso contrário promover a criação dos mesmos, deve ser um elemento dinamizador das acções das coordenações concelhias promovendo reuniões distritais e ser o elo de comunicação com a coordenação nacional.

- Foi necessário que o Paulo Pimentel promovesse a administradores de grupo na rede social ning porque o grupo estava parado e os elementos presentes desconheciam os administradores dos grupos a que pertenciam. Mencionou que cada grupo pode ter mais do que um administrador se assim for necessário, que todos os voluntários devem dentro de cada grupo, de certa forma, controlar o desempenho das funções dos administradores para que o grupo não fique parado na execução das tarefas a realizar;
- Definição de estratégias de comunicação e angariação de voluntários 
As escolas são elemento fundamental neste projecto, como forma de instruir e de educar, foi a participação das escolas que levou à escolha do dia 20 de Março de 2010 para o Dia L, pois o dia seguinte é o dia da Floresta e é o último sábado antes dos alunos entrarem em férias – normalmente têm actividades ligadas a este dia comemorativo.
- Papel do coordenador ou equipa de coordenação concelhia:
O objectivo principal é a limpeza total de todas as áreas verdes de cada concelho deixando o lixo recolhido no local de recolha definido. O coordenador ou equipa deverá identificar e localizar as lixeiras, programar a remoção do lixo e encaminhar para o local correcto de recolha, para além de distribuir todos os voluntários do respectivo concelho pelas lixeiras identificadas.
- Analise das tarefas a executar até Março.

Ponto de situação dos trabalhos em curso:
- Paulo Pimentel referenciou contactos com algumas instituições que irão contribuir no distrito de Braga da seguinte forma: a Braval irá receber todo o lixo que se entregar e fará a sua distribuição dos resíduos que não poderá acolher, a Agere irá fornecer os equipamentos para a recolha de lixo e a DST irá disponibilizar se necessário 2 retroescavadoras.
- Foi agendado anteriormente a elaboração do manual técnico para a recolha de determinados materiais.
- Existe uma especialista a elaborar um manual para recolha de lixo em zonas ribeirinhas, para recolher os materiais de forma a preservar a zona em causa.
- Foi referenciado por Paulo Pimentel a existência de alguns pedidos formais por parte da TVI, do Jornal Expresso, da Rádio Renascença para serem entrevistados, contudo é necessário aguardar uma vez que o manual de comunicação ainda não está concluído, deveria ser apresentado nesta reunião mas o Simão Dias, responsável pela elaboração não pôde comparecer.
- Em Braga, já se comunicou com a direcção da Escola de Nogueira para a inserção no projecto de escola o movimento “Limpar Portugal”, alguns alunos da escola vão participar na limpeza no dia L.
- Carlos Evaristo, coordenador de Gaia mencionou a criação de uma ficha de voluntario qualificando as pessoas para as determinadas tarefas a executar, disponibilizando esta ideia a quem queira tirar usufruto.
- Foi também referenciado que a integração do ning no site foi entregue a uma pessoa com formação na área de informática contudo até ao dia nada havia sido concluído.

Sugestões apresentadas durante a reunião:
- Detectar distritos que não estejam envolvidos e marcar próximas reuniões perto destes distritos de forma a angariar mais voluntários:
- Agendar uma reunião em Braga para atribuição de pelouros;
- Criar alguma ferramenta/meio de comunicação mais específica. Apreciação do ning, selecção da informação, excesso de spam;
- Criar um manual de instruções com um formato específico (pdf) para transmitir aos novos elementos ou pessoas que queiramos mostrar o ning para se inscreverem, ou que entrem no ning e não saibam por exemplo entrar num grupo;
- Deixar ficar em cada local uma indicação de que aquele local foi limpo por “Limpar Portugal”;
- Um dos elementos sugeriu identificar vários pontos que são precisos estruturar ao nível de comunicação;
- Foi sugerido pelo Rui Marinho que entre coordenadores concelhios seja eleita uma pessoa que represente todos os concelhos, a nível do distrito, este elemento é responsável pela ligação de todos os concelhos, pela elaboração de reuniões, ou seja não existir um dinamizador distrital mas sim nomear um dos concelhios como representante.
- Disponibilizar flyer no ning de forma que os elementos possam imprimir e disponibilizar a outras pessoas que não tenham internet e fiquem informados por papel;
- Criar um dístico autocolante para colocar nos carros com o logótipo e um slogan – elaboração a nível nacional com a colaboração de todos;
- Pedir patrocínios a várias gráficas, aplicando o nome do apoiante nestes autocolantes;
- O Luís Amaral ficou de enviar vários exemplos deste logótipo para se escolher a melhor maqueta;
- Outra forma de publicidade será possível por SMS;
- Das instituições colectivas para se inscreverem aplicar o nome da instituição, por exemplo, grupo de BTT de Braga - 30 elementos – esta informação deverá constar no manual;
- Os BTT, os TT, os caminheiros, escuteiros, toda a gente que anda nos montes são fundamentais para detectar as lixeiras;
- Solicitar o apoio do Exército, podem disponibilizar meios (camiões, retroescavadoras e militares);
- Disponibilizar contentores para separar in loco os materiais para depois transportar;
- Arranjar empresas que aceitem determinado material de forma gratuita e que o tratem – para tal terá que se arranjar forma de separar o lixo de raiz (por exemplo com os contentores) – esta tarefa é da Braval em Braga;

No final da apresentação da estrutura organizativa Paulo Pimentel perguntou se existe alguma objecção à esta estrutura apresentada, tendo a mesma sido aprovada por unanimidade.

E nada mais havendo a tratar, foi a reunião encerrada pelas vinte e três e trinta horas, da qual se lavrou a presente acta, que será enviada a todos os presentes, e na próxima reunião nacional será lida e colocada a aprovação.